Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Allgemein
Was ist Invoice Scout?
Invoice Scout ist eine KI-gestützte Web-Anwendung zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Sie laden Ihre Rechnungen als PDF oder Foto hoch — die Software extrahiert automatisch alle relevanten Daten (Lieferant, Betrag, Datum, Rechnungsnummer) und exportiert sie als DATEV-EXTF-Datei für Ihren Steuerberater.
Für wen ist Invoice Scout geeignet?
Primär für Steuerberater und Buchhaltungsbüros mit mehreren Mandanten, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit regelmäßigem Rechnungseingang, sowie Unternehmen mit internationalen Lieferanten (automatische Währungsumrechnung).
Ist Invoice Scout eine Buchhaltungssoftware?
Nein. Invoice Scout ersetzt keine Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware oder sevdesk. Es ist ein spezialisiertes Werkzeug für die Vorverarbeitung von Eingangsrechnungen: Rechnungen rein, DATEV-Datei raus. Ihr Steuerberater importiert die DATEV-EXTF-Datei direkt.
Funktionen
Welche Dateiformate werden unterstützt?
PDF-Dateien (digital und gescannt), JPG/PNG-Fotos von Papierbelegen, sowie E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format. Bei gescannten Dokumenten wird automatisch Vision-OCR eingesetzt.
Was ist der Unterschied zwischen DATEV-CSV und DATEV-EXTF?
CSV ist ein einfaches Tabellenformat, das manuell in DATEV importiert werden muss. EXTF (Externer Finanztransfer) ist das offizielle DATEV-Importformat mit korrekten Spalten, BU-Schlüsseln und Kontonummern — es kann direkt in DATEV Unternehmen Online importiert werden. Invoice Scout exportiert echtes DATEV-EXTF.
Was bedeutet SKR03/04-Kontierung?
Die KI schlägt automatisch ein passendes Sachkonto (z. B. 3400 für Wareneingang, 4980 für Reisekosten) und Gegenkonto (z. B. 1200 Bank) vor. Diese Vorschläge können vom Benutzer angepasst werden und dienen als Arbeitserleichterung für die Buchhaltung.
Wie funktioniert die Multi-Mandanten-Verwaltung?
Im Professional-Plan können Sie bis zu 5 Mandanten anlegen, im Business-Plan unbegrenzt. Jeder Mandant hat eigene Daten, eigene Historik und eigene DATEV-Exports. Perfekt für Steuerberater, die mehrere Klienten betreuen.
Werden ZUGFeRD- und XRechnung-Formate unterstützt?
Ja. Bei strukturierten E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) werden die Daten direkt aus dem eingebetteten XML extrahiert — ohne KI, mit 99% Genauigkeit und ohne zusätzliche Kosten.
Wie genau ist die automatische Erkennung?
Bei digitalen PDF-Rechnungen: 95-100%. Bei gescannten Dokumenten: 70-98% je nach Qualität. Bei ZUGFeRD/XRechnung: 99% (direkte XML-Extraktion). Sie haben immer die Möglichkeit, erkannte Daten manuell zu korrigieren.
Werden Fremdwährungen unterstützt?
Ja. Invoice Scout erkennt automatisch die Währung (EUR, USD, CHF, GBP, RON) und rechnet mit tagesaktuellen Kursen in EUR um.
Sicherheit & Datenschutz
Sind meine Daten sicher?
Ja. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS). Die Datenbank wird in der EU (Irland, Supabase) gehostet. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO steht auf allen Plänen zur Verfügung.
Welche KI wird verwendet?
Invoice Scout verwendet Anthropic Claude (primär) und Google Gemini (Fallback). Bei strukturierten E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) wird keine KI benötigt — die Daten werden direkt aus dem XML extrahiert.
Werden meine Rechnungsdaten für KI-Training verwendet?
Nein. Die KI-Anbieter (Anthropic, Google) verwenden API-Daten nicht für Trainingszwecke.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Datenbank: EU (Irland, Supabase). Anwendung: Streamlit Cloud. KI-Verarbeitung: USA (Anthropic, Google) — nur der extrahierte Text, nicht die PDF-Dateien.
Preise & Abrechnung
Was kostet Invoice Scout?
Trial: 14 Tage kostenlos (20 Rechnungen). Starter: 29 €/Monat (100 Rechnungen). Professional: 249 €/Monat (300 Rechnungen, 5 Mandanten). Business: 349 €/Monat (unbegrenzt). Alle Preise netto zzgl. MwSt.
Kann ich jederzeit kündigen?
Ja, monatlich kündbar. Keine Mindestvertragslaufzeit über den laufenden Monat hinaus.
Gibt es eine kostenlose Testphase?
Ja, 14 Tage mit bis zu 20 Rechnungen. Alle Funktionen verfügbar. Keine Kreditkarte nötig.
Technisches
Brauche ich eine Installation?
Nein. Invoice Scout ist eine Web-Anwendung und läuft direkt im Browser.
Welche Browser werden unterstützt?
Alle modernen Browser: Chrome, Firefox, Safari, Edge.
Gibt es eine mobile App?
Aktuell nicht. Die Web-Anwendung ist jedoch auf mobilen Geräten nutzbar.